Contoh Proposal Penawaran Jasa Video Shooting (+ Template Gratis)

Proposal penawaran jasa video shooting adalah dokumen yang menjelaskan apa yang akan direkam, oleh siapa, kapan, dengan peralatan apa, dan berapa biayanya. Proposal yang baik membuat klien bisa memutuskan tanpa banyak bertanya, dan membuat kedua pihak punya acuan yang sama ketika hari syuting tiba.

Panduan ini ditulis untuk dua pembaca sekaligus: vendor atau videografer yang sedang menyusun penawaran, dan tim perusahaan yang sedang membandingkan penawaran dari beberapa vendor. Di bagian akhir tersedia template proposal yang bisa langsung Anda edit: unduh template proposal (.docx).

Proposal atau penawaran harga, apa bedanya?

Penawaran harga (quotation) biasanya hanya berisi daftar pekerjaan dan angka. Proposal lebih lengkap: ia menjelaskan tujuan video, pendekatan kreatif, ruang lingkup, jadwal, dan syarat kerja, lalu ditutup dengan rincian biaya. Untuk proyek kecil seperti liputan acara setengah hari, penawaran harga satu halaman sering sudah cukup. Untuk video company profile, video pelatihan, atau syuting di beberapa lokasi, proposal lengkap mencegah salah paham yang mahal di kemudian hari.

Dalam praktiknya, banyak perusahaan meminta keduanya dalam satu dokumen: beberapa halaman penjelasan, lalu tabel biaya yang bisa langsung diteruskan ke bagian pengadaan atau keuangan.

Isi proposal penawaran jasa video shooting

Tidak ada format baku, tetapi proposal yang mudah disetujui umumnya memuat sepuluh bagian berikut.

1. Halaman sampul

Judul proyek, nama klien, nama vendor, nomor penawaran, tanggal, dan masa berlaku penawaran. Nomor penawaran penting karena revisi harga sering terjadi; dengan nomor, semua orang tahu versi mana yang sedang dibahas.

2. Latar belakang dan tujuan

Satu atau dua paragraf tentang mengapa video ini dibuat, siapa penontonnya, dan di mana video akan diputar. Bagian ini menunjukkan bahwa vendor memahami brief, bukan sekadar menyalin template. Tujuan yang jelas juga menjadi dasar untuk menilai hasil akhir: video rekrutmen dinilai berbeda dari video liputan acara.

3. Ruang lingkup dan deliverable

Tuliskan secara spesifik apa yang akan diserahkan: jumlah video, durasi masing-masing, rasio (horizontal, vertikal, persegi), bahasa dan subtitle, serta format file. Bila klien hanya membutuhkan footage mentah, sebutkan juga bagaimana footage diserahkan dan dalam resolusi apa. Yang tidak termasuk sebaiknya ditulis sama jelasnya, misalnya talent, musik berlisensi, atau sewa venue.

4. Konsep atau treatment

Gambaran singkat bagaimana video akan terlihat dan terasa: gaya visual, alur cerita, contoh shot, dan referensi. Untuk syuting sederhana cukup beberapa poin. Untuk video yang lebih kompleks, lampirkan naskah awal atau storyboard sederhana agar klien bisa membayangkan hasilnya sebelum menyetujui anggaran.

5. Kru dan peralatan

Siapa saja yang datang di hari syuting dan apa perannya: sutradara, kameramen, penata cahaya, perekam suara, dan bila perlu pilot drone. Daftar peralatan tidak perlu menyebut setiap kabel, tetapi sebutkan jenis kamera, lighting, audio, dan perlengkapan khusus seperti slider, green screen, atau drone. Bagian ini membantu klien memahami mengapa harga satu vendor berbeda dari yang lain.

6. Jadwal

Urutan kerja dari pra-produksi sampai serah terima: survei lokasi, finalisasi naskah, tanggal syuting, draf pertama, putaran revisi, dan tanggal file final. Cantumkan juga apa yang dibutuhkan dari klien di setiap tahap, misalnya persetujuan naskah atau akses ke lokasi, karena jadwal hampir selalu mundur di titik-titik itu.

7. Rincian biaya

Tabel biaya per item, bukan satu angka total. Pisahkan biaya produksi (hari syuting, kru, peralatan), pasca-produksi (editing, color grading, audio, grafis), dan biaya tambahan (drone, talent, izin lokasi, perjalanan). Contohnya ada di bagian berikutnya.

8. Syarat dan ketentuan

Jumlah revisi, hak penggunaan video, termin pembayaran, masa berlaku penawaran, serta aturan pembatalan dan penjadwalan ulang. Bagian ini sering dianggap formalitas, padahal di sinilah kebanyakan sengketa bermula.

9. Profil dan portofolio

Satu halaman tentang vendor dan dua atau tiga contoh pekerjaan yang paling mirip dengan proyek yang ditawarkan. Contoh yang relevan lebih meyakinkan daripada daftar klien yang panjang.

10. Penutup dan persetujuan

Langkah berikutnya, kontak penanggung jawab, dan kolom tanda tangan atau persetujuan tertulis. Dengan kolom ini, proposal yang sudah disetujui bisa langsung menjadi dasar surat perintah kerja.

Contoh rincian biaya

Tabel berikut adalah contoh ilustrasi untuk satu hari syuting video perusahaan di Jakarta dengan satu video utama dan satu versi vertikal. Angkanya disusun dari harga "mulai dari" di daftar harga kami, jadi bukan penawaran untuk proyek tertentu. Biaya sebenarnya bergantung pada lingkup kerja.

Perhatikan tiga hal dari contoh di atas. Pertama, setiap baris punya keterangan sehingga klien tahu apa yang dibayar. Kedua, item yang belum pasti ditulis sebagai item, bukan disembunyikan. Ketiga, baris total menyebut apa yang belum termasuk. Tuliskan juga dengan jelas apakah harga sudah atau belum termasuk PPN, karena bagian pengadaan perusahaan hampir selalu menanyakannya.

Syarat yang perlu ditulis jelas

Setiap vendor punya kebijakan sendiri. Yang penting bukan isinya sama, tetapi setiap poin berikut sudah diputuskan dan tertulis sebelum proyek dimulai.

• Revisi. Berapa putaran revisi yang termasuk, apa yang dihitung sebagai revisi, dan bagaimana biaya bila ada perubahan besar seperti syuting ulang.
• Hak penggunaan. Di mana video boleh dipakai (website, media sosial, iklan berbayar, televisi), berapa lama, dan siapa pemilik footage mentah.
• Termin pembayaran. Misalnya uang muka sebelum syuting dan pelunasan saat file final diserahkan, beserta batas waktu pembayarannya.
• Masa berlaku penawaran. Harga sewa alat, talent, dan venue bisa berubah, jadi penawaran sebaiknya punya tanggal kedaluwarsa.
• Pembatalan dan penjadwalan ulang. Apa yang terjadi bila tanggal syuting dipindah atau dibatalkan, termasuk karena cuaca untuk syuting di luar ruangan atau penerbangan drone.
• Jam kerja dan lembur. Berapa jam yang dihitung sebagai satu hari syuting dan bagaimana tambahan waktu dihitung.
• Izin dan akses lokasi. Siapa yang mengurus izin gedung, kawasan, atau penerbangan drone, dan siapa yang menanggung biayanya.

Kesalahan yang sering muncul di proposal video

• Satu angka total tanpa rincian. Klien tidak bisa menyesuaikan lingkup kerja dengan anggaran, sehingga negosiasi berubah menjadi tawar-menawar harga saja.
• Deliverable yang kabur. "Video company profile" tanpa durasi, jumlah versi, dan rasio membuka ruang untuk ekspektasi yang berbeda.
• Tidak menyebut yang tidak termasuk. Talent, musik berlisensi, atau izin lokasi baru muncul sebagai biaya tambahan setelah proyek berjalan.
• Jadwal tanpa tanggung jawab klien. Bila persetujuan naskah terlambat, jadwal syuting ikut mundur, dan proposal yang tidak menyebutkannya membuat vendor terlihat lalai.
• Portofolio yang tidak relevan. Video musik tidak banyak membantu meyakinkan tim K3 yang membutuhkan video safety induction.
• Template yang tidak disesuaikan. Nama klien yang salah atau tujuan yang generik langsung terlihat oleh pembaca.

Cara membandingkan proposal dari beberapa vendor

Bagi tim perusahaan, membandingkan proposal video sering terasa seperti membandingkan apel dan jeruk. Agar adil, samakan dulu dasarnya:

1. Kirim brief yang sama ke setiap vendor. Tujuan, durasi, jumlah versi, lokasi, dan tanggal. Tanpa brief yang sama, setiap vendor menebak lingkup yang berbeda.
2. Bandingkan per item, bukan total. Lihat jumlah hari syuting, susunan kru, dan pasca-produksi yang termasuk. Harga yang jauh lebih murah biasanya berarti ada yang dikurangi.
3. Periksa syaratnya. Jumlah revisi, hak penggunaan, dan kepemilikan footage sering membedakan dua penawaran dengan harga yang mirip.
4. Lihat portofolio yang paling mirip. Minta contoh dari jenis video yang sama, misalnya syuting di area proyek atau liputan acara.
5. Nilai cara vendor bertanya. Vendor yang mengajukan pertanyaan tentang tujuan dan penonton video biasanya lebih memahami pekerjaannya.

Kami juga punya panduan terpisah tentang cara memilih agensi jasa pembuatan video bila Anda sedang menyusun daftar vendor.

Contoh proyek untuk dilampirkan

Lampirkan contoh proyek yang paling mirip dengan jenis syutingnya. Dari portofolio PopOut, misalnya: untuk syuting di area kerja, ada video safety induction WIKA 2017 yang direkam di rumah dan proyek konstruksi, atau WIKA 2019 yang memadukan syuting di dalam gedung, simulasi evakuasi, dan gambar drone. Untuk syuting studio, ZEF Energi dengan presenter di green screen. Untuk liputan acara, peluncuran Summer Barz Campina yang diolah menjadi video recap 1 menit 45 detik.

Bila proyek membutuhkan gambar udara atau editing lanjutan, item tersebut kami pisahkan di tabel biaya, sesuai harga jasa drone shooting dan jasa edit video. Daftar harga semua jenis video ada di halaman jasa pembuatan video.

Template proposal gratis

Template Word yang kami siapkan berisi kesepuluh bagian di atas, kolom yang tinggal diisi dalam tanda kurung siku, dan tabel biaya yang sama dengan contoh di artikel ini. Anda bebas mengubah, menambah, atau menghapus bagian sesuai kebutuhan, baik untuk menyusun penawaran sendiri maupun sebagai daftar periksa saat menilai penawaran dari vendor.

Unduh template proposal penawaran jasa video shooting (.docx)

Pertanyaan umum

Berapa halaman proposal penawaran video yang ideal?

Untuk kebanyakan proyek, tiga sampai enam halaman sudah cukup: satu halaman tujuan dan lingkup, satu halaman konsep, satu halaman jadwal, dan satu halaman biaya serta syarat. Lampiran seperti naskah atau storyboard bisa ditambahkan terpisah.

Apakah harga per hari syuting sudah termasuk editing?

Tidak selalu. Di banyak vendor, termasuk kami, hari syuting dan pasca-produksi dihitung terpisah. Karena itu, pastikan proposal menyebutkan dengan jelas apakah yang diserahkan footage mentah atau video jadi.

Perlukah proposal mencantumkan naskah?

Untuk liputan acara biasanya tidak. Untuk video company profile, video pelatihan, atau iklan, naskah awal atau poin-poin cerita sangat membantu klien menilai pendekatan kreatif sebelum menyetujui anggaran.

Bagaimana bila anggaran klien di bawah penawaran?

Kurangi lingkup, bukan kualitas: misalnya jumlah lokasi, jumlah versi, atau porsi grafis. Tabel biaya yang terperinci memudahkan diskusi ini, karena kedua pihak bisa melihat item mana yang bisa dihapus.

Sedang menyiapkan syuting dan ingin menerima proposal dengan format seperti ini? Kirim tujuan video, lokasi, dan tanggal melalui halaman kontak, atau pelajari dulu layanan jasa video shooting kami.