Jasa Virtual Event Organizer

Apa itu virtual event?

Virtual event adalah acara yang diselenggarakan secara digital, seperti pameran, kongres, konferensi, seminar, pelatihan, dan konsultasi. Format ini populer sejak pandemi dan tetap dipakai sampai sekarang karena peserta dari kota mana pun bisa bergabung, biaya venue dan perjalanan jauh lebih kecil, dan seluruh sesi bisa direkam untuk ditonton ulang.

Acara online yang kami tangani

• Webinar dan seminar online. Satu atau beberapa pembicara, moderator, sesi tanya jawab, dan sertifikat peserta.
• Konferensi dan kongres virtual. Beberapa sesi paralel, ruang diskusi (breakout room), dan jadwal acara untuk peserta.
• Pameran virtual dan peluncuran produk. Presentasi produk, video, dan demo yang disiarkan ke calon pembeli dan media.
• Pelatihan dan sosialisasi. Kelas online untuk karyawan, mitra, atau anggota asosiasi.
• Wisuda dan seremoni online. Pembacaan nama, sambutan, dan penghargaan yang ditonton keluarga dari rumah.

Peran virtual event planner sebelum, selama, dan setelah acara

• Sebelum acara. Konsep, rundown, pemilihan platform, halaman pendaftaran, materi promosi, dan gladi bersih dengan pembicara.
• Selama acara. Host dan moderator, operator siaran, perpindahan slide dan video, grafis nama pembicara, tanya jawab, polling, dan bantuan teknis untuk peserta yang kesulitan masuk.
• Setelah acara. Rekaman, data kehadiran, hasil polling, dan video highlight.

Contoh virtual event yang pernah kami selenggarakan

Pada 2020, PopOut menjadi event organizer dua acara virtual Bank Syariah Mandiri: Pisah Sambut Pengurus dan Apresiasi Purnabakti, sebuah seremoni hybrid dengan panggung virtual, dan Family Gathering virtual yang disiarkan langsung dari studio green screen dengan pembawa acara dan band. Untuk acara internal seperti town hall dan rapat kerja, lihat jasa virtual event perusahaan.

Platform dan format

Kami bekerja dengan platform yang Anda pakai: Zoom Meeting atau Zoom Webinar, Microsoft Teams, YouTube Live, atau link streaming privat. Bila sebagian peserta hadir di satu ruangan dan sebagian lagi online, acaranya menjadi acara hybrid; bila Anda hanya membutuhkan siarannya, lihat jasa live streaming.

Berapa harga event organizer virtual?

Jasa virtual event organizer di PopOut mulai dari Rp10.000.000 per acara. Biaya akhirnya bergantung pada:

• Durasi acara, jumlah sesi, dan jumlah pembicara.
• Jumlah peserta dan lisensi platform yang dibutuhkan.
• Siaran dari studio, dari kantor Anda, atau dari beberapa lokasi.
• Grafis, video pembuka, dan virtual set yang dibuat khusus.
• Kebutuhan tambahan seperti penerjemah, sertifikat elektronik, atau video highlight.

Pertanyaan umum

Berapa banyak peserta yang bisa ikut?

Bergantung pada platform dan lisensinya. Untuk peserta dalam jumlah besar, acara biasanya disiarkan lewat link streaming, sementara pembicara dan moderator bergabung di ruang terpisah.

Bagaimana jika koneksi pembicara terputus?

Siapkan rekaman materi dan koneksi cadangan untuk pembicara utama, dan pastikan host siap mengisi waktu. Hal ini dibahas saat gladi bersih, sebelum acara tayang.

Berapa lama waktu persiapannya?

Untuk webinar sederhana, satu sampai dua minggu. Konferensi dengan banyak sesi atau pameran virtual membutuhkan waktu lebih lama.

Siap mengadakan acara online? Kirim tanggal, jumlah peserta, dan platform yang Anda inginkan melalui halaman kontak. Layanan event lainnya ada di halaman jasa event organizer Jakarta.